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Cinq conseils pour accroître votre productivité
Durant la dernière année, le monde du travail s’est transformé en profondeur. Les habitudes et surtout, les certitudes que nous avions face au travail en entreprise seront à revoir, à analyser et à changer. Qu’arrivera-t-il des tours de bureaux? Que deviendront les espaces de travail à aire ouverte? Le coworking?
Le télétravail est ainsi entré dans nos vies pour ne plus en ressortir. Les entreprises et les employés ont dû faire preuve de résilience pour s’adapter rapidement à cette nouvelle situation.
C’est à ce moment que plusieurs personnes se sont familiarisées avec Microsoft 365. Cet outil de travail permet d’utiliser à distance vos applications de productivités favorites, bien sûr, mais rend également possible à vos équipes de rester connectées et de continuer à faire avancer vos projets en toute quiétude.
Voici un bref aperçu des possibilités que vous offre Microsoft 365 pour accroître la productivité de vos équipes en télétravail.
Apprivoisez Teams
Assurez-vous d’abord que vos employés maîtrisent très bien Microsoft Teams, car c’est la porte d’entrée principale de Microsoft 365 qui permet une collaboration accrue entre vos équipes.
Microsoft Teams offre des fonctionnalités bien plus complètes et permet des interactions plus dynamiques comparativement à d’autres plateformes qui ont émergé durant le confinement.
Effectivement, en plus des outils habituels de communications audio ou vidéo, de partage de fichiers et de regroupement par équipe, Microsoft Teams permet aussi à votre équipe TI d’y développer des applications propres à la productivité de votre entreprise, et même d’y intégrer de l’intelligence artificielle.
Suivez vos projets de plus près
Le Planificateur est un outil formidable pour vous aider à suivre les tâches de votre équipe et la gestion de projets.
L’avantage de cette application, pour la productivité de vos équipes en périodes de télétravail, c’est la création de tableaux de planification de tâches qui se trouvent intégrés automatiquement à Microsoft Teams.
Monté comme un calendrier de production régulier, le Planificateur est accessible directement par tous les intervenants d’un projet et permet à chacun de suivre l’évolution et de s’assurer de respecter les échéances.
De plus, la collaboration à distance est plus simple que jamais, même si vous n’êtes pas devant votre ordinateur. Avec le Planificateur, ajouter un nouvel onglet de tâche se fait aisément à partir de votre cellulaire et toute votre équipe recevra une notification les avisant des modifications instantanément.
Établissez des liens solides entre vos équipes
Les réseaux sociaux facilitent les communications, mais ils ne sont pas toujours adaptés aux besoins des entreprises, particulièrement en termes de sécurité, de propriété des contenus et de protection des données.
Désormais, vous pouvez profiter de Yammer, un service de réseau social conçu pour la communication en entreprise et intégré à Microsoft 365. Cet outil permet aux employés de rester en contact professionnellement, de poser des questions spécifiques à l’entreprise, d’organiser des activités, de créer un environnement communautaire et de renforcer le sentiment d’appartenance propre à l’entreprise.
Cet espace de communication plus informelle mais entièrement sécurisé permet également d’effectuer une veille médiatique et de partager des articles pertinents, de discuter d’enjeux internes, et de donner une voix aux intrapreneurs. Puis, contrairement aux réseaux sociaux publics, vous restez en contrôle des contenus et des discussions.
Yammer joue donc un rôle important pour tisser des liens entre vos équipes, même en situation de télétravail.
Assurez la sécurité de vos équipes, où qu’elles soient
En contexte de télétravail, il est fortement conseillé de vous créer une stratégie d’autorisation aux accès et aux fichiers partagés.
Cela peut paraître simple pour un gestionnaire de conceptualiser les autorisations d’accès, mais plusieurs enjeux sont souvent négligés. Qui dans l’entreprise peut accéder à quels documents via Teams, OneDrive ou Sharepoint? Quel est le niveau d’autorisation pour chacun?
Depuis le portail Azure, intégré à Microsoft 365, vous pouvez facilement créer des groupes de sécurité par région, par utilisateurs, par départements.
Vous avez également accès aux journaux d’activités de Microsoft Office 365, ce qui vous permet de suivre à la trace tout mouvement d’accès, de modifications ou de téléchargement de vos données sensibles.
Redécouvrez Outlook pour en tirer son plein potentiel
La nouvelle mouture d’Outlook, quant à elle, est devenue, un modèle de convivialité et de productivité et est désormais pleinement intégrée à la suite Microsoft 365.
Pour organiser votre vie professionnelle et privée, pour bien maîtriser votre emploi du temps et pour optimiser vos moments de travail ou de collaboration Outlook est devenu l’outil parfait Prenez le temps d’aller le redécouvrir et de vous le réapproprier.
En cette période où le télétravail est de mise et que vos équipes désirent maintenir leurs niveaux de productivité, Microsoft 365 offre des solutions simples à ces enjeux.
