Lorsque deux entreprises fusionnent, l’une des étapes cruciales pour le succès de cette transition est l’unification de leurs systèmes d’information. Cette démarche va bien au-delà d’une simple nécessité; elle est un impératif incontournable pour garantir une intégration fluide et productive. Les enjeux possibles sont nombreux pour ces organisations. Une approche méthodique et réfléchie s’impose pour en minimiser les impacts sur les opérations et les usagers.
Enjeux techniques = enjeux de productivité et d’affaires
Les fusions d’entreprises génèrent souvent une multitude de disparités techniques qui entrainent différentes problématiques. Le premier impact que l’on observe souvent est la collaboration entre les employés des entreprises fusionnées qui devient difficile. Les noms de domaines distincts entre les deux entités affectent les communications par courrier électronique et par la messagerie instantanée. La collaboration sur les documents ainsi que le partage de calendrier sont également limités, voire impossibles. Ces enjeux ont un impact direct sur la productivité et surtout, la satisfaction des utilisateurs.
Doublons et gestion opérationnelle fragmentée
La sécurité devient un véritable défi pour les équipes informatiques en raison des systèmes de protection disparates, de configurations incohérentes et non uniformes. Une telle situation augmente le niveau de vulnérabilité de l’entreprise et pourrait la placer dans une position périlleuse.
Ce morcellement entraine, pour les dirigeants, une absence de vue consolidée. Cela nécessite un traitement manuel des données qui peut entrainer des erreurs et des délais dans la prise les décisions.
Tous ces problèmes nuisent à l’agilité, à la compétitivité et à la capacité d’exploiter de nouvelles opportunités, compromettant les performances à long terme de l’organisation fusionnée. Le premier objectif sera donc de réconcilier toutes ces disparités.
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Stratégie d’intégration Microsoft 365 dans une fusion et acquisition
La liste de choses à accomplir est longue et complexe, mais n’est pas insurmontable. Sans s’y limiter, voici des éléments importants auxquels une organisation doit s’attarder lors de la planification de l’unification des environnements technologiques :
- Fusion des noms de domaines pour les courriels
- Permettre la collaboration à travers l’ensemble de la nouvelle organisation
- Création d’une console unifiée pour la gestion de l’environnement Microsoft 365
- Standardisation des configurations réseau, des appareils, des applications et des accès
- Validation de la compatibilité de l’environnement avec les évolutions à venir
- Planification du replacement ou de la reconfiguration de certains postes
- Préparation d’un plan pour éviter la perte de courriel dans la transition
La bonne approche consiste à analyser les processus d’affaires existants et d’identifier les applications, les outils et les données qui les concernent. Cette phase de découverte et de cartographie vous permettra de déterminer ce qui pourra être migré automatiquement et les éléments qui requerront davantage d’intervention manuelle.
Les questions à se poser pour réduire les risques
Cette liste n’est qu’un échantillon des dizaines de questions auxquelles vous aurez à répondre pour la préparation de votre migration. Tous ces éléments d’information vous permettront de bâtir votre architecture cible et votre plan de tests. Oui, il vous faudra tester avant de procéder, car les pièges sont nombreux et votre objectif demeure d’atténuer au maximum les impacts sur vos opérations et vos usagers.
Toutes ces activités doivent être réalisées en séquence en tenant compte de certaines dépendances et limitations.
- Que devons-nous déplacer et en quelles quantités?
- Avons-nous des données redondantes, obsolètes et non essentielles?
- Qu’est-ce qui est critique, important et secondaire?
- Les éléments à migrer respectent-ils la conformité de l’organisation fusionnée?
- Quels sites publics sont à migrer et quels sont leurs usagers externes touchés?
- Est-ce que les environnements migrés possèdent les mêmes conventions?
Plus les disparités entre les organisations seront grandes, plus la tâche sera colossale et demandera davantage de préparation.
L’approche d’ITI pour une consolidation d'environnements M365
Une approche par étape est essentielle pour minimiser les impacts et garantir une transition en douceur. Cette méthodologie permet de réduire considérablement les interruptions de services et d’augmenter la satisfaction des utilisateurs en impliquant dès le départ les équipes du client dans des ateliers où seront identifiés les bloquants potentiels et les contremesures appropriées pour y répondre.
Spécialistes en migration Microsoft 365
L’équipe multidisciplinaire qui supervise cette transition est composée de plusieurs membres, car chaque projet requiert plusieurs spécialistes :
- Un gestionnaire de projet
- Un spécialiste en gestion du changement
- Un architecte Microsoft 365
- Des spécialistes Microsoft 365 (Intune, Teams, SharePoint, sécurité, conformité)
- Des experts en migration
- Des techniciens de soutien Microsoft 365
En somme, l’unification des systèmes informatiques lors de la fusion ou l’acquisition d’entreprises est bien plus qu’une simple étape technique. C’est un processus complexe et critique qui, s’il est géré de manière stratégique et méthodique, peut contribuer de manière significative au succès et à la pérennité de la nouvelle entité formée par la fusion.
