En 2022, le Collège Ahuntsic a poursuivi sa transformation vers un environnement de travail moderne en basculant ses charges de travail Citrix vers Azure. Ce projet était ambitieux avec l’implication de 8 départements du Collège et visait la création de 80 machines virtuelles multisessions. L’objectif était de rendre disponibles à plus de 500 étudiants, 28 applications provenant de 10 éditeurs différents. Voici le résumé de ce projet réalisé avec succès grâce à la collaboration de nombreux acteurs.
Mars 2020, le Collège Ahuntsic à l’instar de tous les établissements d’enseignement au Québec doit s’adapter rapidement aux restrictions liées au confinement de la province.
Afin de permettre aux étudiants de compléter leur trimestre, la direction des technologies de l’information du Collège a fait appel à ITI pour l’assister dans la virtualisation de certains de ses postes de travail. Un projet porteur qui aura entrainé dans son sillage une douzaine d’établissements collégiaux. Ainsi, plusieurs centaines d’étudiants ont pu accéder à distance à leurs environnements et réaliser normalement leurs travaux durant la pandémie.
En route vers un environnement 100% infonuagique
Cette initiative se voulait le premier jalon d’une vision beaucoup plus large du directeur des technologies de l’information (CIO) du Collège Ahuntsic, Alexandre Lupien : « Nous avions déjà la volonté de rendre les logiciels spécialisés, requérant énormément de ressources machines, accessibles à nos étudiants via le cloud. La pandémie aura accéléré le processus. »
La première phase du projet, réalisée dans l’urgence, avait permis de créer sous Citrix, des bureaux virtuels en mode poste à poste (peer to peer). L’étape suivante, complétée au cours du deuxième trimestre de 2022, visait le basculement des charges de travail vers Azure.
Un défi à la hauteur des bénéfices recherchés
Ce projet était ambitieux avec l’implication de 8 départements du Collège et visait la création de 80 machines virtuelles multisessions. L’objectif était de rendre disponibles à plus de 500 étudiants, 28 applications provenant de 10 éditeurs différents.
Pour le Collège, poursuivre avec Citrix allait de soi. Cette technologie était déjà bien connue, maitrisée par l’équipe et avait fait ses preuves lors de la première phase. Le choix d’Azure s’est fait de façon tout aussi naturelle, car les bureaux virtuels Citrix sur Azure offre une livraison rapide, simple, sécurisée et adaptable. Ils proposent également des fonctionnalités à des coûts souvent inférieurs à la compétition. De plus, le Collège s’appuyant déjà sur des licences Microsoft Windows, d’autres économies étaient également à leur portée.
Pour cette nouvelle phase, le Collège Ahuntsic a de nouveau fait confiance à ITI; un des rares fournisseurs TI au Québec à détenir la double compétence Citrix et Azure. Ces deux équipes chez ITI cumulent plusieurs centaines de projets de migration. Toutefois, cette initiative avec le Collège était une première où les deux groupes d’experts collaboraient sur un projet commun.
Pour Michel Charest, directeur et architecte principal – Architecture Azure chez ITI :
L’étroite collaboration de nos équipes avec celles de notre client et du ministère de l’Éducation ainsi que le dévouement de nos partenaires Microsoft et Citrix ont été des facteurs déterminants dans la réussite de ce projet.
Composer avec les délais
Le secteur public possède ses propres règles et même si ce projet était aligné avec le Programme de consolidation des centres de traitement informatique (CTI) du Gouvernement du Québec, toutes les étapes préliminaires devaient satisfaire aux exigences pour obtenir l’aval du ministère. Malgré l’attente, le processus s’est déroulé comme prévu grâce à la contribution des partenaires technologiques qui se sont assurés de la conformité de la solution proposée.
Devant mener plusieurs projets de front, ITI n’a pas échappé à la rareté de main-d’œuvre spécialisée au cours de cette période ce qui a entrainé certains délais dans la livraison. Alexandre Lupien et Michel Charest sont tous deux d’avis que la transparence et le respect sont la clé dans une telle situation, car de part et d’autre, l’objectif demeure le même, soit la réussite du projet.
Le secret est dans la recette
La virtualisation d’environnements de travail peut sembler simple sur papier, mais c’est beaucoup plus que de rendre des applications disponibles à distance. Même s’il survient toujours des impondérables en cours de projet, la préparation demeure la clé d’une transition réussie.
Comme nous l’avons vu précédemment, le Collège Ahuntsic visait la virtualisation de 28 applications provenant d’une dizaine d’éditeurs différents. Pour chacune, il fallait donc déterminer le niveau de compatibilité avec Azure, faire les ajustements nécessaires et déterminer quelles ressources étaient requises pour livrer les performances recherchées. Un travail de préparation complexe et colossal où la collaboration de Microsoft et de Citrix a permis de traverser avec succès ce chemin critique.
Les avantages des bureaux virtuels
La virtualisation permet d’installer un environnement une seule fois sur un serveur plutôt que de le déployer sur les machines de tous les utilisateurs. En plus de réduire drastiquement le temps de déploiement, la virtualisation simplifie la maintenance, car les administrateurs informatiques n’ont que le serveur à gérer.
Ces laboratoires virtuels permettent aussi au Collège Ahuntsic de réduire ses espaces physiques, et par ricochet le matériel informatique nécessaire, puisque les étudiants peuvent accéder à leurs environnements de travail à distance avec une machine standard.
Les besoins peuvent fluctuer au fil du temps et la virtualisation sur Azure permet d’équilibrer les charges de travail de façon dynamique et entièrement automatisée tout en maintenant les performances. Pour Alexandre Lupien, la flexibilité et le contrôle des coûts basé sur l’utilisation sont deux grands avantages que retire le Collège à la suite de ce projet :
Les étudiants, eux, sont entièrement autonomes et peuvent accéder à leurs espaces de travail en tout temps, sans devoir se déplacer dans nos locaux.
L’enseignement à distance simplifié
Ce projet de transformation ayant un impact direct sur leurs quotidiens, les enseignants du Collège Ahuntsic ont été impliqués très tôt dans le processus. Ils ont été initiés à cette nouvelle façon d’enseigner via une série de tutoriels vidéo. L’adhésion des enseignants a été phénoménale et a eu un impact direct sur les étudiants où on enregistre un très haut taux d’utilisation depuis que les bureaux de travail virtuels ont été mis à leurs dispositions. Les avis sont unanimes pour dire que ce projet a permis de simplifier et de faciliter l’enseignement à distance.
Alexandre Lupien, pour sa part, n’a pas l’intention de s’arrêter en si bon chemin. Lui qui incite ceux qui hésitent encore à faire le saut dans l’infonuagique à plonger sans retenue, a dans ses cartons une dernière initiative. L’ultime étape de ce projet visera de passer de bureaux virtuels à des applications virtualisées. Une approche davantage granulaire qui simplifiera encore la gestion en optimisant l’utilisant des licences et leurs coûts. Le dernier jalon vers un environnement de travail moderne.
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