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Pas de Copilot sans pilote
Le message marketing autour de Microsoft Copilot trouve écho en misant sur des gains de productivité décuplés grâce à la puissance de l’intelligence artificielle, le tout jumelé à une intégration fluide avec les outils de Microsoft 365.
On promet une facilité d’intégration et d’utilisation pour tous les usagers et de nouvelles possibilités qui bouleverseront à jamais les façons de faire en entreprise. Toutefois, tel que son nom le suggère, Copilot est le bras droit du pilote, il ne s’y substitue pas. Son rôle est spécifique et les organisations doivent bien le comprendre avant de se lancer.
Votre organisation est-elle prête à changer?
Avant même de débuter, il est primordial d’évaluer le degré d’ouverture de vos utilisateurs à modifier leurs habitudes de travail et à utiliser les nouvelles technologies. Il est essentiel de créer un plan de déploiement qui correspond au niveau de préparation de l’organisation. Les utilisateurs doivent comprendre pourquoi le changement se produit et comment Copilot les aidera quotidiennement.
Ne laissez pas tout le contrôle à Microsoft Copilot
Les aspects techniques de la mise en place de Copilot dans un environnement Microsoft 365 sont tellement simples, qu’on néglige souvent les fondamentaux en matière de sécurité de l’information que sont la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des données. Personne ne peut circuler librement à l’intérieur de vos systèmes, consulter toutes les données qui s’y trouvent et les utiliser à sa guise. Il en va de même pour Copilot, comme tous les autres outils d’intelligence artificielle d’ailleurs.
Votre gouvernance des données et leurs protections doivent prendre en compte ce nouveau joueur et baliser de façon définie son champ d’action.
Copilot est un usager comme un autre pour lequel vous devez déterminer à quoi il peut accéder et pourquoi, car par définition il pourrait se connecter à tout. Sachez qu’il ne possède pas de discernement, de jugement, ni de sens éthique. Il ne suit que des directives basées sur des recettes d’entrainement.
La gouvernance des données repose sur trois piliers essentiels :
- La classification et la protection des données, pour identifier et sécuriser les informations sensibles;
- La gestion des identités et des accès, pour contrôler qui peut accéder à quelles données en fonction des rôles et responsabilités;
- La surveillance, pour suivre les activités des utilisateurs afin de garantir le respect des politiques et des réglementations en vigueur.
C’est une fois que vous aurez déterminé ces balises qu’un outil tel que Microsoft Purview entre en jeu en permettant d’automatiser et de gérer efficacement ce processus.
Pas de décollage sans destination
Copilot, c’est comme un avion et son équipage qui peuvent vous amener n’importe où, rapidement, dans le plus grand des conforts et en toute sécurité, mais qui n’a aucun plan de vol. Dans le monde réel, lorsque vous magasinez un voyage, vous déterminez la destination et ce que vous allez y faire bien avant de choisir votre transporteur. Pourtant, beaucoup d’entreprises « décollent » avec Copilot sans s’être fixé de buts ni d’objectifs. C’est une erreur fondamentale.
Avec Copilot, on ne peut pas décoller et tourner en rond jusqu’à ce qu’on détermine une destination.
Vous aurez deviné qu’il faut une vision claire sur ce que vous voulez réaliser avec un tel projet et définir des objectifs spécifiques avant de débuter quoi que ce soit. Cela peut être de réduire le temps de création et de révision de certains types de documents. Vous pouvez également décider d’automatiser la prise de note et la création des résumés de vos rencontres, par exemple.
Pour bâtir une solide feuille de route, votre démarche devrait :
- Identifier des utilisateurs cibles
- Déterminer des points d’améliorations potentiels
- Documenter l’expérience utilisateur visée
- Définir vos indicateurs de succès
Les possibilités sont aussi grandes que votre imagination; d’où l’importance d’identifier et de prioriser vos initiatives.
Copilot sera aussi pertinent que vos données
Dans un précédent article, nous vous avons présenté Les 7 facettes de l’intelligence artificielle qui mettait l’accent sur l’importance de déterminer le niveau de maturité de vos données d’entreprise avant de vous lancer dans toutes initiatives impliquant l’intelligence artificielle. Pour maximiser les chances de succès d’une telle initiative, nous avons vu que :
- le volume de données doit être suffisant pour créer des modèles robustes et fiables;
- la qualité des données est tout aussi cruciale, car elles doivent être précises et intègres afin d’éviter les biais.
Votre premier pas vers l’adoption de Copilot sera de réaliser minutieusement cet exercice.
Tester vos scénarios
Avant de tester vos premiers modèles, vous devez identifier les scénarios que Copilot peut prendre en charge. Pour ce faire, nul besoin d’improviser, car Microsoft met à votre disposition plusieurs outils pour vous assister dans cette démarche. Consultez d’abord leur bibliothèque de productivité qui présente des scénarios par secteur d’activité ou par rôle. Vous y retrouverez certainement quelques trouvailles à explorer.
En outre, la bibliothèque de scénarios pour Microsoft Copilot pour Microsoft 365 est un guide qui illustre la chaîne de valeurs dans sa globalité, depuis les fonctions de base jusqu’à l’insertion complète dans les processus métiers. Lorsque vient le temps d’évaluer la pertinence d’un scénario, vous pouvez vous en tenir à quatre questions simples :
- Est-ce que cela va résoudre un irritant ou un problème?
- Est-ce réalisable avec des ressources raisonnables?
- Combien de personnes cette amélioration impactera-t-elle?
- Quel est le retour sur investissement anticipé?
Identifiez les indicateurs clés de performance pour chaque scénario et de quelle façon vous les mesurerez pour évaluer le taux d’adoption et de succès.
Débuter à petite échelle
La stratégie des petits pas est une excellente approche lorsque l’on veut tester les limites en mitigeant les risques, tout en mesurant les bénéfices potentiels. Toute organisation souhaitant maximiser ses chances de succès a tout intérêt à passer par une phase de projet pilote où l’on commence par déterminer les personnes et les fonctions corporatives qui pourraient profiter rapidement des bénéfices de Copilot.
Un projet pilote typique inclut :
- une phase de planification avec des objectifs clairs et des critères de succès;
- une phase de mise en œuvre ciblée avec une communication régulière pour recueillir les commentaires et résoudre les problèmes;
- une phase d’évaluation pour analyser les résultats et ajuster les processus afin de préparer le déploiement à plus grande échelle.
Concentrez-vous sur les secteurs où votre projet peut avoir le plus d’impact et répondre aux critères de succès. Gardez toujours en tête qu’une communication transparente et continue avec toutes les parties prenantes est essentielle pour garantir l’adhésion et le succès d’une telle initiative.
Tout projet d’amélioration nécessite de la réflexion et de la planification. L’apport de spécialistes expérimentés, tels que ceux d’ITI, vous permettra d’être guidé selon les meilleures pratiques et les plus hauts standards en matière de gestion de l’information et de sécurité des données.
Ce que vous devez retenir
