Les fusions et les acquisitions sont monnaie courante dans le monde des affaires. Toutefois lorsque deux organisations joignent leurs destinées, elles auront assurément des structures de données et des environnements technologiques différents. Cela peut inclure des noms de domaines distincts, des politiques de sécurité propres à chacune, des programmes de licences Microsoft 365 différents, etc. L’intégration de ces systèmes disparates peut donc s’avérer complexe dans un contexte de consolidation.
Besoin du client
Présent partout au Canada avec près de 250 succursales, ce client d’ITI regroupe plusieurs divisions proposant une grande variété de produits financiers, tels que des cartes de crédit et des solutions de financement.
Ce projet-ci impliquait trois consolidations « tenant to tenant » d’environnements Microsoft 365. Trois entités avec des actifs différents, mais surtout des contraintes exclusives à chacune des organisations.
Les trois entités à intégrer œuvraient dans des environnements technologiques complètement différents et ne pouvaient fusionner simultanément; il fallait procéder en séquence. Dès la phase de planification, l’équipe d’ITI avait statué qu’il y aurait beaucoup d’atténuations d’impacts à faire. Cet élément devint la priorité.
Objectifs : Communication et collaboration
L’objectif principal du client était de consolider les trois environnements sous un seul afin que les communications et la collaboration soient fluides et transparentes pour l’ensemble de la nouvelle organisation. Cela impliquait, entre autres, de :
- Fusionner les systèmes de gestion des identités et des accès sous Microsoft Active Directory
- Regrouper tout le monde sous un seul domaine dans une instance Microsoft 365
- Consolider les systèmes de fichiers
- Standardiser la gestion des TI, de la sécurité et de la conformité selon les pratiques et les règles en place de la société mère.
Le domaine financier est fortement réglementé et le respect de la conformité ne laissait pas place à l’improvisation.
Une approche méthodique pour anticiper les angles morts
La compréhension des processus d’affaires et des applications qui les supportent est le point de départ de tout projet de consolidation d’environnements TI. Cette phase de découverte et d’analyse a permis d’identifier les limitations auxquelles les équipes devaient faces et de déterminer quelles allaient être les meilleures façons de faire pour réduire les impacts.
Un bon exemple de problématique qui a dû être réglée manuellement par les usagers est tous ces liens de rencontres Teams qui se retrouvaient brisés pour les comptes migrés. Lorsqu’on déplace des usagers d’un environnement Microsoft 365 à un autre, les liens ne fonctionnent tout simplement plus; ils ne peuvent pas être exportés.
Dans le cadre de ce projet, les spécialistes d’ITI ont découvert que certaines commandes macros Excel utilisées dans l’une des organisations fusionnées ne respectaient pas les règles de gouvernance et de conformité. Ces commandes se seraient donc retrouvées inopérantes dans le nouvel environnement étant automatiquement bloquées par les systèmes de sécurité. Cette découverte en amont de la migration a donné le temps au client de trouver une nouvelle solution de remplacement conforme, évitant ainsi la perte d’une fonctionnalité importante à un moment critique.
Une stratégie appuyée sur la gestion de changement
La communication avec les usagers a été placée au cœur de la stratégie de gestion du changement et du plan directeur qu’ITI a mis au point avec le client.
Les utilisateurs sont les premiers impactés et ils ne peuvent pas être tenus dans l’ignorance, surtout lorsque leur productivité risque d’être affectée. Pour des aspects spécifiques au projet, ceux-ci en ont même été des accélérateurs et des facilitateurs.
Quand la meilleure stratégie est d’attendre
Ce client possédait un vaste parc d’appareils mobiles à migrer. Lors de la phase d’analyse, les spécialistes d’ITI ont découvert que l’entente contractuelle arrivait à échéance et que les appareils devaient être remplacés. Les équipes ont conseillé d’attendre et de déployer les nouveaux mobiles directement dans leur environnement de destination plutôt que de migrer les anciens qui arrivaient à la fin de leurs vies utiles. Une décision qui a généré des économies substantielles tout en décomplexifiant une phase de projet à haut risque de rupture de service.
Des imprévus malgré tout
Lors de la phase d’analyse, l’équipe d’ITI a identifié un certain nombre d’ordinateurs devenus obsolètes et qui ne répondaient plus aux critères de l’entreprise fusionnée. Les appareils ont été commandés dans des délais raisonnables, mais dans le contexte du moment, plusieurs items se sont avérés indisponibles pendant plusieurs semaines. Un évènement incontrôlable où il a fallu faire preuve de créativité, mais surtout de patience.
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Des gains significatifs et à long terme
Consolider les environnements TI dans un projet comme celui-ci a présenté plusieurs avantages majeurs pour le client :
Une fusion d’environnements ce n’est pas un simple levier que l’on fait pivoter pour rediriger le tout dans une autre direction. Une telle initiative peut prendre quelques semaines, car elle demande énormément de préparation.
Le rôle d’un partenaire comme ITI dans un projet de migration d’environnement Microsoft 365 « tenant to tenant » comme celui-ci est de compenser pour tout ce que la technologie ne pourra faire automatiquement. Vous pouvez toujours essayer d’exécuter le script du fournisseur, mais celui-ci ne pourra jamais tenir compte de toutes ces particularités propres à votre contexte d’affaires. Inévitablement, certains éléments tomberont entre deux chaises et ce sera la rupture de service pour vos usagers. Notre rôle est d’identifier tout ce qui ne suivra pas de façon naturelle et de déterminer la recette appropriée.
C’est grâce à une approche méthodique, une gestion de changement efficace et une mise en œuvre contrôlée qu’ITI a réussi à relever ce défi avec succès. Les avantages à long terme que retirera le client démontrent que cette initiative en valait la peine malgré les complexités.
